Vacature: Office Manager

De Pont is een onafhankelijk museum voor internationale hedendaagse kunst, gevestigd in een voormalige wolspinnerij in Tilburg, met ruim 7.000 vierkante meter tentoonstellingsruimte. Het museum heeft een artist first-beleid en richt zich op solotentoonstellingen die in nauwe samenwerking met kunstenaars worden ontwikkeld. Kunstenaars worden over de jaren gevolgd en in de diepte verzameld. Wij werken met een klein, daadkrachtig team met een uitgesproken hands-on mentaliteit en zijn per direct op zoek naar een Office Manager.

Als Office Manager ben je het organisatorische hart van het museum. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en externe partijen en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en schakelt moeiteloos tussen administratieve werkzaamheden, praktische ondersteuning en organisatorische taken. Dankzij jouw inzet kunnen collega's hun werk efficiënt en met volle aandacht uitvoeren en optimaal samenwerken aan de doelstellingen van de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Ontvangen, registreren en doorverwijzen van bezoekers, leveranciers en externe partijen;
• Aannemen, doorverbinden en zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer;
• Beheer van de centrale agenda, inkomende post en algemene e-mail;
• Organiseren en coördineren van afspraken en ontvangsten;
• Afstemmen en boeken van reizen, hotelovernachtingen en overige reisarrangementen voor medewerkers, kunstenaars, bruikleengevers en andere externe relaties;
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden rondom bezoekersgegevens, Museumkaart, publicatieverkoop en kassasystemen;
• Verwerken en opvolgen van facturatie in samenwerking met de administrateur;
• Beheer van de voorraad kantoorartikelen, catalogi, kaarten en drukwerk;
• Beheer en actualiseren van het adressen- en relatiebestand;
• Bijhouden van diverse administratieve dossiers en gegevensbestanden, waaronder de bibliotheek;
• Beheer van het AVG-verwerkingsregister en ondersteuning bij privacygerelateerde werkzaamheden;
• Verzorgen van lichte facilitaire werkzaamheden, zoals het voorbereiden van vergaderingen, beheer van de pantry en het verzorgen van een representatieve werkomgeving.

Profiel

• Je beschikt over een mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of administratieve functie;
• Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en weet goed prioriteiten te stellen;
• Je bent zelfstandig, proactief en ziet werk liggen;
• Je bent servicegericht, representatief en communiceert gemakkelijk met uiteenlopende doelgroepen;
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels;
• Je bent vaardig met Microsoft Office en maakt nieuwe digitale systemen je snel eigen;
• Je voelt je thuis in een kleine organisatie waarin collega’s elkaar ondersteunen en verantwoordelijkheid delen.

Wij bieden

• Een afwisselende functie binnen een toonaangevend museum voor hedendaagse kunst;
• Een betrokken en enthousiast team met korte lijnen;
• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging voor onbepaalde tijd;
• Een marktconform salaris met 8% vakantietoeslag.

Wil jij ons team komen versterken? Stuur dan je motivatie en cv vóór 17 augustus naar vacature@depont.nl ter attentie van Maria Schnyder, adjunct-directeur.